Работа с программой АвтоОпись – инструкция
1. Откройте файл описи
Откройте нужный файл описи в Word'е, как обычно.
Можете указать файл описи в самой программе, тогда опись откроется автоматически.
Можете перетащить нужный файл на иконку программы или на её окно.
2. Запустите проверку
Чтобы запустить проверку, нажмите кнопку «Начать». Чтобы прервать проверку, нажите кнопку «Прервать». Вы можете продолжить проверку даже после перезагрузки программы.
3. Просмотрите отчёт, исправьте проблемы
После окончания проверки отчёт автоматически открывается в Word'е. Просматрите найденные проблемы в файле отчёта, все исправления вручную внесите в файл описи.
После внесения изменений проведите проверку ещё раз.
Программа может автоматически исправить некоторые проблемы неверного оформления описей.
Выберите файл
– Открытый файл – проверяется файл, открытый сейчас в Word'е
– Последний файл – проверяется файл, который был проверен до этого
– Другой файл – проверяется любой нужный файл
Типы проблем
– Ошибки – выявляются грубые ошибки: отсутствие значений, неверные даты
– Предупреждения – выявляются негрубые ошибки
– Подсказки – выявляются проблемы неверного набора текста: отсутствие пробелов, лишние пробелы, абзацы, необходимость замены знаков
Количество выявляемых подсказок больше, чем в АвтоАФ, т.к. в АвтоАФ многие проблемы устраняются автоформатированием и автозаменой.
Настройки столбцов
– Даты в двух столбцах – даты в описи указаны в двух столбцах. При снятой галочке даты указаны в одном столбце в виде «ДД.ММ.ГГГГ–ДД.ММ.ГГГГ»
– Даты м.б. не указаны – столбец «Дата» может быть не заполнен. При снятой галочке для пустых дат выводится ошибка, при поставленной – подсказка.
– Кол-во листов м.б. не указано – количество листов дела может быть не заполнено. При снятой галочке для пустых полей выводится ошибка, при поставленной – подсказка.
Прочие настройки (вкладка «Настройка»)
Столбцы
– Авто – программа автоматически выбирает столбцы для проверки (рекомендуется)
– Стандартные – опись содержит только стандартные реквизиты (номер, заголовок, даты, количество, примечание)
– Пропустить – указать, какие столбцы пропускать при проверке, например «2,3» (старый номер дела, делопроизводственный индекс).
Инициалы
– А.Б. Иванов (один пробел) – во всей описи между именем и отчеством пробелов быть не должно
– А. Б. Иванов (два пробела) – во всей описи между именем и отчеством должен быть пробел
Наличие пробела между И.О. и фамилией проверяется всегда.
Даты (в разработке)
– 1 января 1989 – даты указаны без ведущего нуля
– 01 января 1989 – даты обязательно указаны с ведущим нулем (при необходимости)
– «г.» после даты – в конце строки даты обязательно указывается сокращение «г.»
– Преобразовать в таблицу – готовый отчёт будет преобразован в таблицу (только Word 2000 и выше)
– Автоподбор размеров – автоматически подбирать размеры столбцов (только Word 2000 и выше, рекомендуется)
– Закрыть файл отчёта – открытый файл отчёта в Word'е автоматически закрывается без сохранения перед проверкой (рекомендуется)